Plateauplanning als instrument voor innovatie en verantwoording

Samen met College van Bestuurslid Leon Simons-Heldens van Gilde Opleidingen heb ik afgelopen donderdagochtend tijdens de tweejaarlijkse managementconferentie van het Consortium voor Innovatie een workshop verzorgd over de plateauplanning. Dit is een aanpak voor veranderingen. Deze aanpak gaat ervan uit dat je een perspectief hebt voor de langere termijn, waar je fasegewijs naar toe werkt. Per fase (plateau) kijk je vervolgens wat er moet gebeuren op het gebied van:

• Het curriculum.
• Management en organisatie.
• Mensen (en cultuur).
• Infrastructuur (niet alleen ICT).

Activiteiten op deze terreinen moeten zich ook tot elkaar verhouden. We hebben de plateauplanning vergeleken met het beklimmen van een berg. Je houdt de top voor ogen, en gaat telkens een plateau hoger waar je ook de balans op maakt: hoe loopt het nu? Moeten we de route verleggen om de top te bereiken?

Binnen Gilde Opleidingen wordt deze aanpak als volgt toegepast:

• Eens in de vijf jaar worden strategische meerjarendoelen geformuleerd.
• Deze doelen worden vertaald in meer operationele doelen en deadlines voor sectoren en diensten.
• Daarbij wordt aangegeven welke resultaten per schooljaar behaald dienen te worden.
• Jaarlijks rapporteren directeuren welke acties per doel zijn ondernomen, wanneer wat de beoogde resultaten waren en in welke mate deze resultaten zijn bereikt (en waarom niet). Daarbij wordt ook verwezen naar 'onderleggers' (documenten).
• De uiteindelijke rapportage wordt gebruikt voor de verantwoording richting medezeggenschapsraad, inspectie en staatssecretaris (die sinds twee jaar een jaarlijks inzicht wil hebben van de invoering van competentiegericht leren).
• De rapportages over resultaten worden gebruikt om te reflecteren op jaardoelen.

Tijdens de workshop zijn Leon en ik ingegaan op deze werkwijze. We hebben met de aanwezigen ook gediscussieerd over voordelen en beperkingen. Bovendien kregen we enkele waardevolle tips.

Voordelen

• Leidt tot inzichtelijkheid.
• Stimuleert een samenhangende aanpak.
• Je werkt vanuit een duidelijk model.
• Het kan werken als een goed communicatiemiddel.
• Als de aanpak éénmaal 'staat', is deze snel in te vullen.
• Gestructureerd, planmatig.
• Je houdt grip op de innovatie, het leidt niet tot verrassingen.
• Je kunt de plateauplanning uitbreiden tot expeditiedenken.

Beperkingen

• Het internaliseren van de aanpak in de organisatie kost veel tijd, en vergt veel van het verwachtingmanagement.
• Arbeidsintensief bij de start.
• Er is nog geen gebruikersvriendelijk systeem dat helpt bij de verwerking (nu combinatie Word, PowerPoint, Excel).
• Gaat de planmatigheid niet ten koste van het elan binnen de organisatie.
• Leidt het niet tot schijnduidelijkheid (is de werkelijkheid niet anders)?
• Bergbeklimmen kan ook leiden tot zuurstofgebrek.

Tips

• Betrek ook risicoanalyse expliciet bij dit proces.
• Gun teams de tijd om zich dit proces ook eigen te maken en te doorleven. Stuur daar op.

Ik vond het een erg leuke sessie. Leon en ik kregen ook positieve reacties.