101 manieren om in de puree te geraken

Mijn eerste workshop van de tweejaarlijkse managementconferentie van het Consortium voor Innovatie ging over manieren waarop je als manager in moeilijkheden kunt geraken, en hoe daar mee om te gaan. De workshop was gericht op versterking van het eigen handelingsrepertoire en het regisseur worden van gedragspatronen binnen je team. Om de één of andere reden zat deze workshop vol.....

De organisatoren (van het Da Vinci College) richtten zich in deze sessie op interpersoonlijke communicatiestrategieën van managers. Ik had ook verwacht dat zij in zouden gaan op organisatorische strategieën. Aan de hand van cases (rollenspellen) werd ingegaan op valkuilen in interacties tussen managers en teamleden. De eerste casus had betrekking op een directielid die tijdens een reorganisatie vreest voor zijn baan, en duidelijkheid wil over zijn toekomstige positie. De tweede casus handelde over een stagecoördinator die zijn teammanager vraagt een stagedocent aan te spreken op disfunctioneren (men gaat uit van zelfsturende teams).

Bij het rollenspel werd gebruik gemaakt van deelnemers aan de workshop, die -zo gaat dat in zo'n sessie- gewillig in de voor hen uitgezette valkuilen trapten.

Enkele tips die ik heb meegenomen uit deze sessie:

• Scheid in een gesprek het zakelijke van het emotionele. Benoem het emotionele in een gesprek.
• Geef echte aandacht, maak echt contact. Luisteren is iets anders dan 'aanhoren'.
• LSD: luisteren, samenvatten, doorvragen.
• Blijf authentiek. Gebruik geen strategieën die niet bij je passen. Anders wordt het een kunstje.
• Binnen gesprekken kun je verschillende posities innemen:
  1. De kritische ouder (bestraffend, scherp, weet het beter).
  2. De zorgende ouder (koesterend, warm, redder).
  3. De volwassene (zoekt de dialoog, blijft respectvol).
  4. Het rebels kind (ondermijnend, uitdagend).
  5. Het aangepast kind (onderdanig toegevend).
  De eerste positie is vaak dominant. Dit roept vaak 'rebels' gedrag op. De derde positie is het meest effectief.
• Analyseer het taalgebruik van je teamleden. Neem geen genoegen met de uitspraak: "Ik zal het proberen". Doe je het wel, of niet?
  Gebruikt een team vaak het woord 'moeten', dan is sprake van extrinsieke motivatie. Bij intrinsieke motivatie hanteren mensen vaker het woord 'willen'. En intrinsieke motivatie werkt beter bij het vormgeven van veranderingen.
• Maak duidelijk of iets een afspraak is of een opdracht. Benoem een opdracht ook als opdracht, en niet als afspraak.
• Hanteer in een gesprek de 'ik-vorm' en zeg wat je van de ander verwacht.
• In de puree raken hoort bij je werk.
• Elke manager heeft een 'communicatie achillespees'. Als die geraakt wordt, raak je uit balans. Het ene teamlid is sneller in staat die pees te raken, dan de ander. Ga na wie in jouw team je 'communicatie achillespees' kan raken. Bereid je daar op voor.

Al met al een sessie waarvan menigeen zal zeggen: dat heb ik al eens in een training gehad. Tegelijkertijd heb je juist op dit vlak vaak te maken met een gebrekkige transfer van 'weten' naar 'doen'. Niet onverstandig dus om één en ander nog eens op een rij te krijgen.

Wat ik minder vond: de sessieleiders gingen er impliciet van uit dat je over bepaalde voorkennis beschikte. Zij vroegen bijvoorbeeld naar 'conflictstijlen' van aanwezigen. Dan denk ik toch echt: naar welke indeling vissen zij? Verder worden tijdens dergelijke rollenspelen al snel zaken uitvergroot, zodat je het als deelnemer aan het spel niet goed kunt doen.